Αρχές Οργάνωσης και Διοίκησης Επιχειρήσεων και Υπηρεσιών - Βιβλίο Μαθητή
Αρχές Οργάνωσης και Διοίκησης Επιχειρήσεων και ΥπηρεσιώνΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ 1.2 Η Επιχείρηση Επιστροφή στην αρχική σελίδα του μαθήματος

 

 

 

 

 

 

 

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ


ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ

 

 

 

 

1

ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ
ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ

1.1. Εισαγωγικές έννοιες

1.1.1. Η έννοια της Οργάνωσης

Ο όρος "οργάνωση" χρησιμοποιείται στην ελληνική γλώσσα για να περιγράψει ένα χαρακτηριστικό ή μια ιδιότητα που διακρίνει ή διαθέτει ένας οργανισμός (π.χ. σχολείο, νοσοκομείο, κόμμα), μια επιχείρηση, μια ομάδα ατόμων ή μια ανθρώπινη δραστηριότητα. Για παράδειγμα, είναι συνήθεις οι εκφράσεις "αυτό το σχολείο έχει καλή οργάνωση", "το Υπουργείο δεν έχει οργάνωση", "η εκδρομή πρέπει να οργανωθεί σωστά", "η εξιπτηρέτηση σ' αυτό το εστιατόριο είναι κακή, γιατί δεν υπάρχει καμία οργάνωση".

Στη Διοικητική Επιστήμη, όπως και σε άλλες σχετικές επιστήμες (π.χ. Κοινωνιολογία), ο όρος "οργάνωση" χρησιμοποιείται με δύο έννοιες, από τις οποίες πρακτικά η μια αποτελεί υποσύνολο της άλλης. Η πρώτη, εκφράζει ό,τι και το ουσιαστικό του ρήματος οργανώνω (οργανώνεσθαι) και η δεύτερη, τις ενώσεις ή τους σχηματισμούς που δημιουργούν οι άνθρωποι, προκειμένου να αναπτύξουν δραστηριότητες και να ικανοποιήσουν ατομικές και συλλογικές ανάγκες.

Σύμφωνα με την πρώτη έννοια, η "οργάνωση" σε γενικές γραμμές εκφράζει:

α. Τις σχέσεις που υπάρχουν μεταξύ των μερών, οι οποίες μετατρέπουν το άθροισμά τους σε ολότητα. Για παράδειγμα, ένας βιολογικός οργανισμός αποτελείται από μέρη, τα οποία όμως συνδέονται οργανικά μεταξύ τους, ώστε να αποτελούν μια ολότητα. Ένα αυτοκίνητο είναι επίσης μια ολότητα, η οποία αποτελείται από μέρη, τα οποία όμως συνδέονται μεταξύ τους με φυσικές, λειτουργικές ή χρονικές σχέσεις. Μια εκδρομή αποτελεί μια ολοκληρωμένη ανθρώπινη δραστηριότητα, η οποία αποτελείται από επιμέρους ενέργειες ή δράσεις, μεταξύ των οποίων υπάρχουν συγκεκριμένες σχέσεις. Τέλος, ένα σπίτι αποτελείται από ένα άθροισμα μερών (πάτωμα, οροφή, τοίχους, δωμάτια, πόρτες κτλ.), τα οποία συνδέονται μεταξύ τους με συγκεκριμένες σχέσεις οι οποίες αποτελούν τη διάρθρωση ή τη δομή του και εξασφαλίζουν τη λειτουργικότητά του.

β. Την αλληλουχία ή τη διαδοχή των ενεργειών και λειτουργιών, καθώς και τον τρόπο εκτέλεσης αυτών, προκειμένου να πραγματοποιηθεί μια ανθρώπινη δραστηριότητα. Πρόκειται, δηλαδή, για τις διαδικασίες που ακολουθούνται, προκειμένου να υλοποιηθούν εργασίες ή δραστηριότητες από άτομα ή ομάδες.

Για παράδειγμα, η εγγραφή ενός μαθητή στο σχολείο γίνεται με συγκεκριμένες - προδιαγεγραμμένες διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσει ο μαθητής και ο υπεύθυνος του σχολείου.

Σύμφωνα με τη δεύτερη έννοια, ως "οργάνωση" θα μπορούσε να οριστεί μια διακριτή κοινωνική οντότητα ή ένωση ή σύνολο ανθρώπων, που με συγκεκριμένες σχέσεις, διαδικασίες, συστήματα, μεθόδους και πόρους επιδιώκουν την επίτευξη σκοπών σε "χρονική διάρκεια". Σύμφωνα με τον ορισμό αυτόν τα βασικά στοιχεία που συνιστούν την οργάνωση είναι:

 

  • Άνθρωποι. Η οργάνωση είναι ολότητα αποτελούμενη από ανθρώπους (ή ομάδες ανθρώπων) οι οποίοι αλληλεπιδρούν (αναπτύσσουν σχέσεις) μεταξύ τους και παίζοντας ρόλους αναπτύσσουν δραστηριότητες, οι οποίες οδηγούν στην υλοποίηση έργου ή στην επίτευξη αποτελεσμάτων και την ικανοποίηση ανθρώπινων αναγκών.
  • Στόχοι. Η οργάνωση έχει σκοπό-αποστολή και στόχους. Δημιουργείται και διατηρείται ακριβώς για την υλοποίηση τους και εκφράζει εκφράζει σε μικρό ή μεγάλο βαθμό τους ατομικούς ή ομαδικούς στόχους ή ανάγκες των ατόμων ή ομάδων που συνθέτουν ή επιδρούν στην οργάνωση. Η άμεση ή έμμεση ικανοποίηση των αναγκών του ατόμου μέσω της οργάνωσης αποτελεί το λόγο της εθελοντικής του συμμετοχής σε αυτή.
  • Στόχοι.Διαίρεση εργασίας, δομές, συστήματα, σχέδια. Η οργάνωση δεν αποτελεί απλά ένα άθροισμα ατόμων ή λειτουργιών. Υπάρχει συνειδητή διάρθρωση των ρόλων και των σχέσεων τους. Το συνολικό έργο της οργάνωσης διαιρείται σε καθήκοντα ή εργασίες, από τα οποία προκύπτουν ρόλοι που τα άτομα-μέλη αναλαμβάνουν να εκτελέσουν ή να παίξουν. Η λειτουργία και η δράση της οργάνωσης - ατόμων γίνεται σχεδιασμένα και συντονισμένα.
  • Σύνορα. Η οργάνωση διακρίνεται από το περιβάλλον μέσω των συνόρων. Παρά τις πολυάριθμες αλληλεπιδράσεις και αλληλεξαρτήσεις, κάθε οργάνωση αποτελεί μια κοινωνική οντότητα με δικά της στοιχεία και χαρακτηριστικά, δομές, σκοπούς, άτομα, κτλ., που την ξεχωρίζουν από άλλες οργανώσεις και από το περιβάλλον της γενικότερα.
  • Χρονική διάρκεια. Η οργάνωση δεν αποτελεί αυθόρμητο και "στιγμιαίο" κοινωνικό φαινόμενο, αλλά έχει συνέχεια στο χρόνο.

Σύμφωνα με τα παραπάνω, γίνεται φανερό ότι οι επιχειρήσεις, τα υπουργεία, οι συνδικαλιστικοί σύλλογοι, η εκκλησία, ο στρατός, τα κόμματα, τα πανεπιστήμια, αποτελούν οργανώσεις. Αντίθετα, οι φίλαθλοι που τυχαία βρίσκονται την Κυριακή στο γήπεδο, παρά το γεγονός ότι είναι σύνολα ατόμων με κοινούς σκοπούς (να κερδίσει η ομάδα τους, να απολαύσουν θέαμα, κτλ.), δεν αποτελούν οργάνωση, γιατί δεν υπάρχουν ούτε ουσιαστικές δομές, σχέσεις και σχέδια ούτε έχουν διάρκεια στο χρόνο.

1.1.2. Λόγοι δημιουργίας των Οργανώσεων

Όπως ήδη έχει αναφερθεί, οι οργανώσεις δημιουργούνται και υπάρχουν για να πετυχαίνουν σκοπούς και στόχους που συνδέονται με την ικανοποίηση των ανθρώπινων αναγκών, παρά το γεγονός ότι μειώνουν την ατομική ελευθερία όσων τουλάχιστον συμμετέχουν σε αυτές. Μπαίνει, συνεπώς, εδώ το ερώτημα γιατί κάθε άνθρωπος στο πλαίσιο μιας ευρύτερης κοινωνίας δεν ικανοποιεί μόνος ή το πολύ στο πλαίσιο της οικογένειας τις ανάγκες του. Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα οδηγεί στην αναζήτηση των λόγων δημιουργίας των οργανώσεων, οι οποίοι είναι οι εξής:

Διαίρεση της εργασίας - Εξειδίκευση

Αν κανείς σκεφτεί, για παράδειγμα, το απλό ερώτημα "γιατί ο άνθρωπος δεν κατασκευάζει μόνος το αυτοκίνητο του", θα μπορέσει να ανακαλύψει τους κύριους λόγους δημιουργίας των οργανώσεων.

Η ένωση των ανθρώπων σε οργανώσεις επιτρέπει τη διαίρεση του έργου και την εξειδίκευση. Με το παράδειγμα του αυτοκινήτου φαίνεται ότι είναι πολύ δύσκολο σε εύλογο χρονικό διάστημα κάθε άνθρωπος να αποκτήσει γνώση και δεξιοτεχνία, για να κατασκευάζει όλα τα μέρη του αυτοκινήτου. Έτσι, η διαίρεση του έργου της κατασκευής του αυτοκινήτου σε χιλιάδες επιμέρους εργασίες επιτρέπει την εξειδίκευση και, κατά συνέπεια, συμβάλλει στην αποτελεσματικότητα της εργασίας του ανθρώπου. Αυτό συμβαίνει γιατί με την εξειδίκευση ο άνθρωπος επαναλαμβάνει περισσότερες φορές την ίδια δουλειά στο χρόνο, πράγμα που με την εμπειρία αυξάνει τις δεξιότητές του.

Αν υποθέσουμε ότι ένας άνθρωπος θα γνωρίσει κάποτε να κατασκευάζει όλα τα μέρη του αυτοκινήτου, τότε πρέπει κανείς να αναρωτηθεί: Σε πόσο χρόνο θα ολοκληρώσει την κατασκευή του αυτοκινήτου του; Ασφαλώς σε πολύ περισσότερο από αυτόν που χρειάζεται, αν εργάζονταν ταυτόχρονα δέκα ή περισσότεροι άνθρωποι. Η ένωση, συνεπώς, των ανθρώπων και η διαίρεση ταυτόχρονα του έργου επιτρέπει την αποτελεσματικότερη χρήση του χρόνου.

Μη Διαίρεση των Συντελεστών Παραγωγής

Αν υποθέσουμε ότι ένας άνθρωπος θα γνωρίσει κάποτε να κατασκευάζει όλα τα μέρη του αυτοκινήτου, τότε πρέπει κανείς να αναρωτηθεί: Σε πόσο χρόνο θα ολοκληρώσει την κατασκευή του αυτοκινήτου του; Ασφαλώς σε πολύ περισσότερο από αυτόν που χρειάζεται, αν εργάζονταν ταυτόχρονα δέκα ή περισσότεροι άνθρωποι. Η ένωση, συνεπώς, των ανθρώπων και η διαίρεση ταυτόχρονα του έργου επιτρέπει την αποτελεσματικότερη χρήση του χρόνου.

Είναι λογικό ότι το κόστος κατασκευής του αυτοκινήτου από έναν άνθρωπο θα είναι πολύ μεγαλύτερο απ' ό,τι σε μια βιομηχανία, η οποία διαθέτει μηχανήματα με τεράστιες δυνατότητες εκτέλεσης εργασιών και μαζικής παραγωγής. Τέτοια μηχανήματα ασφαλώς δεν είναι δυνατό να διαθέτει ένας άνθρωπος. Αυτό σημαίνει ότι η ύπαρξη οργανώσεων εξηγείται σε αρκετές περιπτώσεις από την αδυναμία διαίρεσης των συντελεστών παραγωγή.ς (π.χ. τεχνολογία, εργασία)

Οικονομίες Κλίμακας

Στις οργανώσεις επιτυγχάνεται πιο αποτελεσματική αξιοποίηση των συντελεστών παραγωγής, λόγω της επίτευξης "οικονομιών κλίμακας". Αυτό σημαίνει ότι, λόγω της μεγάλης ποσότητας εργασιών ή παραγωγής προϊόντων ή υπηρεσιών, έχουμε εξοικονόμηση πόρων. Για παράδειγμα, σε ένα σχολείο με 100 μαθητές που διαθέτει ένα φύλακα με αμοιβή 10.000 δρχ. ημερησίως, το κόστος του φύλακα για κάθε μαθητή είναι 100 δρχ. ημερησίως. Αν όμως το σχολείο είχε διακόσιους μαθητές, τότε το κόστος του φύλακα για κάθε μαθητή θα ήταν μόνο 50 δρχ. ημερησίως και, αν οι μαθητές ήταν χίλιοι, το κόστος αυτό θα ήταν μόλις 10 δρχ.

Συνέργια - Συνένωση Δυνάμεων

Η οργάνωση σημαίνει συνένωση "δυνάμεων" περισσότερων ανθρώπων, πράγμα που οδηγεί στη δημιουργία συνέργιας. Συνέργια σημαίνει ότι η ολότητα είναι μεγαλύτερη από το άθροισμα των μερών της ("εν τη ενώσει η ισχύς"). Για παράδειγμα, όταν ένα εκατομμύριο εργαζόμενοι, ο καθένας από μόνος του προσπαθούν να επηρεάσουν την εισοδηματική πολιτική της Κυβέρνησης, μάλλον δεν πρόκειται να το πετύχουν. Αντίθετα, όταν όλοι αυτοί ενωθούν σε μια συνδικαλιστική οργάνωση, η δύναμη επιρροής θα είναι πολύ σημαντική.

Ικανοποίηση Αναγκών

Οι άνθρωποι, εκτός από τις βασικές - βιολογικές ανάγκες, έχουν αρκετές μη υλικές ανάγκες, όπως την ανάγκη να αισθάνονται ασφαλείς, κοινωνικές ανάγκες (π.χ. φιλία, σχέσεις), εγωιστικές ανάγκες (π.χ. αναγνώριση, επιτυχία, κύρος, εκτίμηση, σεβασμός, αυτοσεβασμός), καθώς και ανάγκες ολοκλήρωσης. Πολλές από αυτές τις ανάγκες ικανοποιούνται ουσιαστικά μόνο με τη συμμετοχή του ατόμου σε κοινωνικές οργανώσεις.

Κόστος Συναλλαγής

Σε αρκετές περιπτώσεις χρειάζεται συντονισμός δραστηριοτήτων, προσαρμογή και συνεργασία δραστηριοτήτων διάφορων ατόμων, ώστε να επιτευχθεί ένα έργο. Για παράδειγμα, θα μπορούσε κάθε δήμος της χώρας να έχει τη δική του Αστυνομία και για ζητήματα διαδημοτικά να υπάρχει συντονισμός και συνεργασία μεταξύ των διαφορετικών δημοτικών αστυνομικών υπηρεσιών.

Αυτό δημιουργεί κόστος, το οποίο προκύπτει από το χρόνο, τις προσπάθειες, τις πληροφορίες, τις συζητήσεις, την επικοινωνία, τις διαπραγματεύσεις, τις συμφωνίες ή συμβάσεις ή συμβόλαια που απαιτούνται για το συντονισμό και τη συνεργασία μεταξύ των διαφορετικών δημοτικών αστυνομικών υπηρεσιών. Το κόστος αυτό, που αποκαλείται "κόστος συναλλαγών", λογικά πρέπει να είναι μεγαλύτερο από το αντίστοιχο κόστος συνεργασίας και συντονισμού των αστυνομικών υπηρεσιών

των διάφορων περιοχών που ανήκουν όλα στην ίδια οργάνωση της Ελληνικής Αστυνομίας. Έτσι, αυτό το "κόστος συναλλαγών" σε αρκετές περιπτώσεις αποτελεί βασικό λόγο δημιουργίας οργανώσεων.

Συνοψίζοντας λοιπόν, όλοι οι λόγοι δημιουργίας των οργανώσεων έχουν έναν κοινό παρανομαστή. Συνδέονται με την αποτελεσματικότερη ικανοποίηση των αναγκών του ανθρώπου, με την έννοια ότι οι άνθρωποι πετυχαίνουν την ικανοποίηση αναγκών με μικρότερες "θυσίες". Αυτό ασφαλώς αποτελεί ανθρώπινη φύση, αφού η έννοια της αποτελεσματικότητας, δηλαδή η επίτευξη των στόχων ή επιθυμητών αποτελεσμάτων με τις μικρότερες δυνατές θυσίες είναι λογική επιδίωξη κάθε ανθρώπου.

1.1.3. Τύποι Οργανώσεων

Από τα διάφορα παραδείγματα οργανώσεων που προαναφέρθηκαν και από άλλα περισσότερα που μπορεί να έχει ο αναγνώστης στο μυαλό του προκύπτει το ζήτημα της τυπολογίας των οργανώσεων, αφού πέρα από τα κοινά στοιχεία διακρίνονται και από σημαντικές διαφορές.

Βεβαίως υπάρχουν αρκετά κριτήρια με τα οποία θα μπορούσε κανείς να διαμορφώσει τυπολογίες οργανώσεων, όμως εδώ είναι αρκετό να επισημανθούν μόνο οι κατηγορίες οργανώσεων με βάση το κριτήριο της αποστολής ή του σκοπού τους. Διακρίνονται λοιπόν σε:

  • Παραγωγικές οργανώσεις ή μονάδες. Πρόκειται για τις οργανώσεις εκείνες οι οποίες με το συνδυασμό και την αξιοποίηση των συντελεστών παραγωγής έχουν σκοπό να παράγουν και να προσφέρουν στο περιβάλλον τους συγκεκριμένα προϊόντα ή υπηρεσίες. Παραδείγματα τέτοιων οργανώσεων είναι οι επιχειρήσεις, τα νοσοκομεία, τα σχολεία. Οι οργανώσεις αυτές δημιουργούν αξία, αφού με την αξιοποίηση των συντελεστών παραγωγής παράγουν αγαθά, μέσω των οποίων ικανοποιούνται ανθρώπινες ανάγκες.
  • Οργανώσεις Δημόσιας Διοίκησης και Αυτοδιοίκησης (θεσμικές οργανώσεις). Σε αυτήν την κατηγορία ανήκουν όλοι οι οργανισμοί οι οποίοι έχουν σκοπό τη διαμόρφωση του θεσμικού πλαισίου που διέπει μια κοινωνία - χώρα (π.χ. δικαιοσύνη, αστυνομία, στρατός, πολεοδομία, κτλ.), τη διαχείριση της λειτουργίας του καθώς και τη διαμόρφωση και διαχείριση της εφαρμογής των κρατικών - κυβερνητικών πολιτικών (υγείας, παιδείας, οικονομίας, κτλ.). Παραδείγματα τέτοιων οργανισμών είναι τα Υπουργεία, Δήμοι, Νομαρχίες, εξειδικευμένοι Δημόσιοι Οργανισμοί.
  • Πολιτικές-Συνδικαλιστικές Οργανώσεις. Σκοπός των οργανώσεων αυτών είναι η προώθηση και η υποστήριξη των συμφερόντων ή των πολιτικών και των

ιδεών, οι οποίες εξυπηρετούν τα συμφέροντα - ανάγκες των μελών τους ή ευρύτερου τμήματος της κοινωνίας στα οποία αναφέρονται.

  • Άλλες οργανώσεις. Τέλος, υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός διαφορετικών οργανώσεων με διαφορετικούς σκοπούς απ' ό,τι οι προηγούμενες, όπως πολιτιστικές οργανώσεις, σύλλογοι φιλάθλων, αθλητικοί όμιλοι.

 

Εκτός από τις παραπάνω, μια άλλη διάκριση των οργανώσεων, που εξυπηρετεί ιδιαίτερα τη διοικητική επιστήμη, είναι σε "εμπορευματικές" και "μη εμπορευματικές". "Εμπορευματικές" είναι εκείνες οι οποίες προσφέρουν τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες τους ως εμπορεύματα στο πλαίσιο της αγοράς, έναντι μιας αξίας ανταλλαγής (π.χ. ένα ιδιωτικό σχολείο). Η πιο σημαντική "εμπορευματική" οργάνωση είναι η επιχείρηση. Αντίθετα, "μη εμπορευματικές" είναι εκείνες που δεν προσφέρουν προϊόντα ή υπηρεσίες με το μηχανισμό ανταλλαγής της αγοράς (π.χ. φιλανθρωπικός σύλλογος, δημόσιο σχολείο).

1.1.4 Συστημική προσέγγιση της Οργάνωσης

1.1.4.1 Εισαγωγή στη Συστημική Προσέγγιση

Η συστημική προσέγγιση είναι ο τρόπος σκέψης ή η οπτική γωνία και η μέθοδος μελέτης φαινομένων και οργανισμών. Αυτή στηρίζεται στις αρχές της γενικής θεω- ρίας συστημάτων, που αναπτύχθηκε κατά τη δεκαετία του 1950 κυρίως από το βιο- λόγο Bertalanffy, τον οικονομολόγο Κ. Boulding. το βιομαθηματικό Rapoport και το φυσικό Gerar. Η βασική λογική και συγχρόνως η επιδίωξη της γενικής θεω- ρίας συστημάτων συνίσταται στην ύπαρξη ενός γενικού πλαισίου αρχών, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μελέτη και έρευνα όλων των φαινομένων. Έτσι θα μπορούσε να αναπτυχθεί η συνεργασία των διάφορων επιστημονικών κλάδων και να επιτευχθεί η διεπιστημονική προσέγγιση.

Από τα παραπάνω προκύπτει ότι η συστημική προσέγγιση έχει βοηθήσει την αναλυτική και συνθετική σκέψη και συνέβαλε έτσι στην καλύτερη κατανόηση των φαινομένων. Πιο απλά, συστημική σκέψη είναι να βλέπει κανείς και τα δέντρα και το δάσος.

1.1.4.2. Η Έννοια και τα Στοιχεία του Συστήματος

Σύστημα είναι ένα σύνολο στοιχείων ή μερών τα οποία συνδέονται μεταξύ τους με σχέσεις αλληλεπίδρασης και αποτελούν μια ολότητα. Ως σύστημα, συνεπώς, μπορεί να θεωρηθεί οποιαδήποτε αντιληπτή από τον άνθρωπο ολότητα, όπως το σύμπαν, η γη, το πανεπιστήμιο, το δέντρο, το computer, κτλ., αφού αποτελούνται

από μέρη που συνδέονται μεταξύ τους με ένα πλέγμα σχέσεων. Κάθε σύστημα ασφαλώς δε βρίσκεται στο κενό, αλλά μέσα σ' ένα περιβάλλον, το οποίο αποτελείται από άλλα συστήματα. Κάθε σύστημα αναπτύσσει σχέσεις αλληλεπίδρασης με το περιβάλλον του, ανταλλάσσοντας υλικούς ή άυλους πόρους είτε ως εκροές είτε ως εισροές. Γραφικά η έννοια του συστήματος θα μπορούσε να παρουσιαστεί με το σχήμα 1.1. Για να γίνει όμως πιο κατανοητή η έννοια αυτή, χρειάζεται να οριστούν οι συνδεόμενες με αυτήν έννοιες.

Μέρη / Υποσυστήματα. Από τον ορισμό του συστήματος προκύπτει ότι αυτό αποτελείται από μέρη. Αυτά τα μέρη ουσιαστικά αποτελούν τα συστατικά στοιχεία του. Μπορούν να θεωρηθούν ως υποσυστήματα, δηλαδή ότι και αυτά αποτελούνται από μικρότερα μέρη συνδεμένα μεταξύ τους με συγκεκριμένες σχέσεις.

Τα Σύνορα του Συστήματος. Κάθε σύστημα οριοθετείται σε σχέση με το περιβάλλον του. Αυτό σημαίνει ότι αποτελεί μια ξεχωριστή ολότητα η οποία προσδιορίζεται από τα σύνορα που την οριοθετούν σε σχέση με το περιβάλλον. Η έννοια των συνόρων του συστήματος όπως και του υποσυστήματος είναι ασφαλώς σχετική, αφού κάθε σύστημα αποτελεί υποσύστημα ή μέρος ενός ευρύτερου συστήματος. Έτσι, ο ορισμός των συνόρων και ο προσδιορισμός της ολότητας-συστήματος είναι θέμα καθορισμού από το μελετητή, σύμφωνα με το στόχο του. Για παράδειγμα, αν ο στόχος είναι η μελέτη της εκπαίδευσης στην Ελλάδα, τότε τα σύνορα του συστήματος εκπαίδευσης θα περιλαμβάνουν όλους τους οργανισμούς που ασχολούνται με αυτή κτλ. Αν ο στόχος είναι η μελέτη της δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης μόνο, τότε τα σύνορα του συστήματος καθορίζονται έτσι, ώστε να περιλαμβάνουν τα στοιχεία εκείνα που συνθέτουν τη δευτεροβάθμια εκπαίδευση. Τέλος, αν ο στόχος είναι η μελέτη του 1ου Λυκείου, τότε τα σύνορα καθορίζονται έτσι, ώστε να περιλαμβάνουν όλα εκείνα τα στοιχεία που συνιστούν αυτό (σχήμα 1.1).

 Η Έννοια των Συνόρων του Συστήματος

Σχήμα 1.1.
Η Έννοια των Συνόρων του Συστήματος

Εισροές του Συστήματος. Το σύστημα, για να υπάρχει και να λειτουργεί, χρειάζεται πόρους τους οποίους προμηθεύεται από το περιβάλλον του ως εισροές. Αυτές οι εισροές ουσιαστικά αποτελούν εκροές άλλων συστημάτων. Οι εισροές που λαμβάνει το σύστημα από το περιβάλλον του, ανάλογα με την περίπτωση, μπορεί να είναι κεφάλαια, υλικά, ενέργεια, πληροφορίες, γνώσεις κτλ.

 

Διαδικασία Επεξεργασίας / Μετασχηματισμού. Με την αλληλεπίδραση των μερών του το σύστημα αναπτύσσει λειτουργίες που επεξεργάζονται ή μετατρέπουν τις εισροές. Αυτή η διαδικασία επεξεργασίας αποτελείται από ένα σύνολο δραστηριοτήτων που συνθέτουν τη συνολική λειτουργία του συστήματος. Όταν τα στοιχεία και οι λειτουργίες είναι γνωστά, τότε η διαδικασία επεξεργασίας χαρακτηρίζεται ως "άσπρο κουτί". Αντίθετα, όταν αυτά είναι άγνωστα, τότε χαρακτηρίζονται ως "μαύρο κουτί" (π.χ. ο εγκέφαλος του ανθρώπου). Σ' αυτήν την περίπτωση η μελέτη, η εξήγηση και η πρόβλεψη του συστήματος στηρίζεται στην παρακολούθηση και μελέτη των σχέσεων που υπάρχουν μεταξύ των εισροών και των εκροών του συστήματος.

Εκροές. Οι εκροές είναι τα αποτελέσματα της λειτουργίας του συστήματος, δηλαδή οι μετασχηματισμένες ή επεξεργασμένες εισροές, τις οποίες το σύστημα παραδίδει στο περιβάλλον του και αποτελούν εισροές για άλλα συστήματα. Συνήθως οι εκροές του συστήματος, που αποτελούν χρήσιμους πόρους-εισροές για άλλα συστήματα του περιβάλλοντος, αποτελούν το αντάλλαγμα για τις εισροές που το σύστημα έχει ανάγκη για την επιβίωσή του. Συνεπώς, αποτελούν προϋπόθεση της ύπαρξής του.

Μηχανισμός Ανατροφοδότησης / Ελέγχου (Feedback). Είναι ο μηχανισμός του συστήματος που μεταφέρει πληροφορίες ή μηνύματα σχετικά με τις αντιδράσεις του περιβάλλοντος προς τις εκροές του (σχήμα 1.2.). Επίσης αποτελεί το ρυθμιστή των σχέσεων μεταξύ εκροών και εισροών του συστήματος, έτσι ώστε να υπάρχει η απαραίτητη ισορροπία για την επιβίωσή του. Με αυτήν την έννοια θα μπορούσε να οριστεί ως ένας μηχανισμός ελέγχου ανατροφοδότησης του κατά πόσο το σύστημα ακολουθεί την πορεία που το οδηγεί στην υλοποίηση των στόχων του ή απομακρύνεται από αυτήν. Π.χ. ο θερμοστάτης ενός κλιματιστικού. Επίσης, με βάση τα παραπάνω, αποτελεί βασική προϋπόθεση προσαρμογής του συστήματος στο περιβάλλον του.

 

Μηχανισμός ανατροφοδότησης/ Ελέγχου (feedback) του Συστήματος

Σχήμα 1.2.
Μηχανισμός ανατροφοδότησης/ Ελέγχου (feedback) του Συστήματος

1.1.4.3. Χαρακτηριστικά Συστημάτων

Τα συστήματα, σύμφωνα με τον ορισμό τους, διακρίνονται από ορισμένες διαστάσεις ή ιδιότητες οι οποίες προσδιορίζουν το χαρακτήρα τους. Η μελέτη αυτών των ιδιοτήτων, που παρουσιάζονται στη συνέχεια, είναι αναγκαία για την κατανόηση, εξήγηση και πρόβλεψη της συμπεριφοράς τους.

Έτσι τα συστήματα μπορούν να είναι λιγότερο ή περισσότερο:

  • Ανοιχτά ή κλειστά
  • Δυναμικά ή στατικά
  • Πολύπλοκα ή απλά.

 

Ανοιχτά / Κλειστά Συστήματα. Ανοιχτό είναι το σύστημα που βρίσκεται σε αλληλεπίδραση με το περιβάλλον του, ενώ κλειστό είναι εκείνο το οποίο δεν έχει καμιά σχέση αλληλεπίδρασης με το περιβάλλον. Σχέσεις αλληλεπίδρασης είναι οι σχέσεις ανταλλαγών, εισροών-εκροών μεταξύ συστήματος και περιβάλλοντος. Στην πραγματικότητα, είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς ένα απολύτως κλειστό σύστημα, όπως άλλωστε και ένα σύστημα απολύτως ανοιχτό. Για παράδειγμα, το Πανεπιστήμιο αποτελεί ένα σύστημα πολύ περισσότερο ανοιχτό από ό,τι ένα μοναστήρι. Σε ό,τι αφορά τις κοινωνικές οργανώσεις και κυρίως τις επιχειρήσεις, έχει ιδιαίτερη σημασία το πόσο ανοιχτό σύστημα αποτελούν, γιατί: Εκφράζει το βαθμό στον οποίο η οργάνωση λαμβάνει υπόψη τις ευκαιρίες, απειλές, περιορισμούς, ιδιαιτερότητες, κτλ. του περιβάλλοντος και προσαρμόζεται σε αυτό, αλλά και το βαθμό στον οποίο η ίδια επηρεάζει το περιβάλλον. Οι λιγότερο ανοιχτές ή περισσότερο κλειστές οργανώσεις είναι ουσιαστικά εσωστρεφείς και αδυνατούν να προσαρμοστούν στο περιβάλλον, πράγμα που έχει αρνητικές συνέπειες στην επιβίωσή τους.

 

Δυναμικά / Στατικά. Η δυναμικότητα ή στατικότητα των συστημάτων εκφράζει τη συχνότητα και τη σπουδαιότητα των αλλαγών που συμβαίνουν είτε στα μέρη, στα δομικά χαρακτηριστικά και στη λειτουργία του συστήματος είτε στις σχέσεις του με το περιβάλλον. Με βάση αυτήν την ιδιότητα υπάρχουν συστήματα λιγότερο δυναμικά και περισσότερο στατικά και το αντίθετο.

 

Πολύπλοκα / απλά. Η πολυπλοκότητα ενός συστήματος εκφράζει την ποσότητα των μερών ή υποσυστημάτων που το αποτελούν και την ποσότητα των σχέσεων που αναπτύσσονται μεταξύ αυτών. Όσο μεγαλύτερες είναι αυτές οι ποσότητες τόσο μεγαλύτερη είναι η πολυπλοκότητα. Αυτή η ιδιότητα έχει ενδιαφέρον για τη μελέτη του συστήματος, αφού η δυνατότητα μελέτης συστημάτων υψηλής πολυπλοκότητας οδηγεί σε αφαιρέσεις και απλουστεύσεις, που μπορεί να είναι επικίνδυνες.

1.1.4.5. Η οργάνωση ως Σύστημα

Κάθε κοινωνική οργάνωση αποτελεί ένα σύστημα ή καλύτερα μπορεί να μελετηθεί μέσω της συστημικής προσέγγισης. Είναι ολότητα που αποτελείται από αλληλεπιδρώντα

μέρη στο πλαίσιο ενός ευρύτερου περιβάλλοντος. Οι εισροές της από το περιβάλλον είναι συνήθως ανθρώπινοι και υλικοί πόροι, πληροφορίες και γνώσεις, ενώ οι εκροές της είναι χρήσιμες υπηρεσίες και προϊόντα. Δυστυχώς σε πολλές περιπτώσεις υπάρχουν και εκροές που είναι επιζήμιες, όπως στην περίπτωση της μόλυνσης του περιβάλλοντος και των άλλων αρνητικών επιπτώσεων σε αυτό. Σε ό,τι αφορά το εσωτερικό της οργάνωσης με βάση τη συστημική προσέγγιση, ενδεικτικά θα μπορούσε αυτή να παρουσιαστεί όπως στο σχήμα 1.3.

Στην περίπτωση αυτή τα αλληλεπιδρώντα μέρη της οργάνωσης είναι οι άνθρωποι, τα μηχανήματα, οι εγκαταστάσεις και οι πληροφορίες. Αυτή η προσέγγιση δείχνει ότι η κατανόηση και η εξήγηση του χαρακτήρα και της συμπεριφοράς των οργανώσεων δεν είναι ζήτημα ούτε μόνον των κοινωνικών επιστημών ούτε των τεχνολογικών ούτε των πληροφορικών, αλλά όλων αυτών. Έτσι γίνεται φανερή η ανάγκη διεπιστημονικής προσέγγισης. Επίσης η αποτελεσματικότητα της οργάνωσης απαιτεί την αρμονία ή καλή προσαρμογή μεταξύ όλων αυτών των συντελεστών της οργάνωσης.

 

Η Οργάνωση ως Σύστημα

Σχήμα 1.3.
Η Οργάνωση ως Σύστημα

εικόνα

Ερωτήσεις

1. Τι σημαίνει οργάνωση;
2. Ποια είναι τα στοιχεία από τα οποία αποτελείται μια οργάνωση;

3. Ποιοι είναι οι λόγοι δημιουργίας των οργανώσεων;

4. Τι είναι σύστημα;

5. Ποια είναι η χρησιμότητα της συστημικής προσέγγισης;

6. Ποιες είναι οι ιδιότητες των συστημάτων;

7. Σημειώστε τη σωστή απάντηση, βάζοντας σε κύκλο το αντίστοιχο γράμμα:

I. Ο όρος Οργάνωση:

α) Εκφράζει την αλληλουχία ή διαδοχή των ενεργειών και λειτουργιών, προκειμένου να πραγματοποιηθεί μια ανθρώπινη δραστηριότητα,

β) To Feedback (ανατροφοδότηση) δεν αποτελεί βασική προϋπόθεση προσαρμογής του συστήματος προς το περιβάλλον.

γ) Περιγράφει ένα χαρακτηριστικό η μια ιδιότητα που διακρίνει ή διαθέτει ένας οργανισμός (σχολείο, νοσοκομείο, κόμμα) ή μια ανθρώπινη δραστηριότητα,

δ) Όλα τα παραπάνω

II. Η βασική λογική και συγχρόνως η επιδίωξη της γενικής θεωρίας συστημάτων:

α) Συνίσταται στην ύπαρξη ενός γενικού πλαισίου αρχών, προκειμένου να μελετήσουμε μόνο τα οικοσυστήματα.

β) Συνίσταται στην ύπαρξη ενός γενικού πλαισίου αρχών, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μελέτη και έρευνα όλων των φαινομένων,

γ) Συνίσταται σ' ένα πλαίσιο αρχών, που αποδεικνύει ότι δεν υπάρχει διεπιστημονική προσέγγιση των φαινομένων.

δ) Συνίσταται στην ύπαρξη ενός γενικού πλαισίου αρχών, προσκειμένου να μελετήσουμε Οικονομικά φαινόμενα.

8. Σημειώστε αν οι παρακάτω προτάσεις είναι σωστές ή λανθασμένες και αιτιολογήστε την απάντησή σας:

α) Η έννοια των συνόρων του συστήματος ή του υποσυστήματος είναι σχετική.

 

Σ. Λ.,

β) To Feedback (ανατροφοδότηση) δεν αποτελεί βασική προϋπόθεση προσαρμογής του συστήματος προς το περιβάλλον.

Σ. Λ.,

 

εικόνα

1.1.5. Ασκήσεις

1. Επιλέξτε μια οργάνωση (επιχείρηση, οργανισμό, σύλλογο κτλ.) και προσπαθήστε να την περιγράψετε, σύμφωνα με τις έννοιες που έχετε μαζέψει. Συγκεκριμένα απαντήστε στα ερωτήματα:
  • Πώς θα μπορούσε να παρουσιαστεί ως σύστημα;
  • Ποια είναι τα στοιχεία που την αποτελούν;
  • Ποια είναι τα κύρια χαρακτηριστικά της και σε τι διαφέρει από άλλες οργανώσεις;
  • Ποιοι είναι οι λόγοι δημιουργίας της;

2. Σκεφτείτε και βρείτε τρεις οργανώσεις οι οποίες είναι περισσότερο ανοιχτά συστήματα και τρεις οι οποίες είναι περισσότερο κλειστά συστήματα. Εξηγήστε για ποιους λόγους οι πρώτες είναι περισσότερο ανοιχτά και οι δεύτερες περισσότερο κλειστά συστήματα.