Οι λογαριασμοί ανοίγουν στην αρχή της χρήσης, από τα δεδομένα της απογραφής. Στη διάρκεια της χρήσης οι λογαριασμοί παρακολουθούν τις μεταβολές των περιουσιακών στοιχείων. Κατά συνέπεια, θα έπρεπε στο τέλος της χρήσης με βάση τα δεδομένα των λογαριασμών, δηλαδή από τα υπόλοιπά τους, να μπορούμε να προσδιορίσουμε τα αποτελέσματα της χρήσης και να συντάξουμε τον τελικό Ισολογισμό.

Όμως τα αποτελέσματα που θα προσδιοριστούν, καθώς και ο ισολογισμός που θα συνταχθεί σύμφωνα με τα παραπάνω, ενδέχεται να μην ανταποκρίνονται στην πραγματική οικονομική κατάσταση της επιχείρησης, για τους εξής λόγους:

α) Κατά τη διάρκεια της χρήσης συμβαίνουν γεγονότα που επιφέρουν μεταβολές σε περιουσιακά στοιχεία αλλά διαφεύγουν από την παρακολούθηση του λογιστηρίου, είτε γιατί είναι πολύ δύσκολο να προσδιορισθούν, όπως π.χ. οι φύρες των εμπορευμάτων από εξάτμιση ή απώλεια υγρασίας, είτε γιατί είναι τεχνικά αδύνατο, όπως π.χ. οι φθορές των πάγιων στοιχείων από τη χρησιμοποίησή τους.

β) Στα έξοδα και στα έσοδα της χρήσης είναι πιθανό να περιέχονται έξοδα και έσοδα που δεν αφορούν στη χρήση αυτή. Επίσης είναι πιθανό να μην περιέχονται στους λογαριασμούς των εξόδων και των εσόδων, αν και αφορούν τη χρήση αυτή, έξοδα και έσοδα τα οποία οφείλονται.

γ) Πιθανόν να έχουν γίνει λογιστικά λάθη ή και καταχρήσεις,

δ) Το υπόλοιπο των λογαριασμών που τηρήθηκαν μεικτοί δε δείχνει τίποτε, αν δε γίνει εκκαθάρισή τους.

ε) Ορισμένες απαιτήσεις κατά πελατών ή χρεωστών μπορεί να είναι επισφαλείς ή ακόμη και να έχουν απολεσθεί, γιατί έγιναν ανεπίδεκτες είσπραξης.

στ) Δεν έχουν διενεργηθεί προβλέψεις εκμετάλλευσης και προβλέψεις για έκτακτους κινδύνους.

ζ) Άλλες αιτίες, όπως υπερτιμήσεις και υποτιμήσεις αξιών.

Η πραγματική οικονομική κατάσταση της επιχείρησης, που πρέπει να δίνεται με τον Ισολογισμό, εξασφαλίζεται με τη διενέργεια γενικής εξωτερικής απογραφής. Ο προσδιορισμός της αξίας των περιουσιακών στοιχείων σε χρήμα λέγεται αποτίμηση. Με τα δεδομένα της απογραφής γίνεται και η εκκαθάριση των μεικτών λογαριασμών.

Στις περιπτώσεις που τα υπόλοιπα των λογαριασμών δε συμφωνούν με τα δεδομένα της απογραφής, αφού διαπιστώσουμε την αιτία της διαφοράς, προσαρμόζουμε τους λογαριασμούς στην απογραφή, δηλαδή στην πραγματικότητα.