Τα λογιστικά γεγονότα που καταχωρούνται στα λογιστικά βιβλία πρέπει να αποδεικνύονται με έγγραφα τα οποία ονομάζονται δικαιολογητικά ή παραστατικά στοιχεία.

Αυτά τα αποδεικτικά στοιχεία διακρίνονται σε:

α) Εξωτερικά δικαιολογητικά. Συνήθως είναι αυτά που λαμβάνει η επιχείρηση από τρίτους ή παρέχει σε τρίτους, όπως τιμολόγια, δελτία αποστολής, δελτία λιανικής πώλησης κτλ.

β) Εσωτερικά δικαιολογητικά. Χρησιμοποιούνται στο εσωτερικό της επιχείρησης προκειμένου να εξυπηρετηθεί η λογιστική τάξη, όταν οι επί μέρους οργανωτικές μονάδες μιας επιχείρησης προβαίνουν σε δοσοληψίες. Π.χ. Ένα εργοστάσιο ζητάει από την αποθήκη της επιχείρησης πρώτες ύλες. Η αποθήκη εκδίδει το ανάλογο δικαιολογητικό, το οποίο υπογράφει ο υπεύθυνος του εργοστασίου και το οποίο προφανώς φυλάσσεται στην αποθήκη.

Σε κάθε δικαιολογητικό αναγράφονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία που προβλέπονται από το νόμο καθώς και εκείνα που εξυπηρετούν την επιχείρηση.